Safer Mail 5.0



Wesentliche Änderungen in der Arbeitsweise von Safer Mail



Das Abholen der Mails vom Mailserver und der Umgang mit Anlagen


  • Bis zur Version 4.92 (4.95) war es so, dass Safer Mail beim Empfang der Mails diese analysierte, die Originalmail (Dateiendung *.mailmsg) verschlüsselt speicherte und nur den Pfad hierzu in die Maildatenbank übernahm. An diesem Punkt ändert sich auch nichts. Zuvor speicherte Safer Mail aber noch dazu die extrahierten Anhänge (unverschlüsselt) als extra Datei(en) im Ordner "DateiAnhaenge". Jetzt analysiert Safer Mail nur noch die Originalmail, liest lediglich den einfachen Mailtext aus und trägt (eine verkürzte) Informationen zu den Anlagen in den Datensatz ein, speichert aber die Anlage nicht extra.


Diese wird erst bei Bedarf temporär aus der Originalmaildatei extrahiert, wenn man etwas mit den Anlagen machen will (also öffnen, anzeigen, kopieren).


Das hat den Vorteil, dass die


    • Mails schneller empfangen werden können (kein extra speichern der Anhänge)
    • Das Virenschutzprogramm sich beim Speichern der Anhänge nicht mehr auf diese stürzt und zeitraubend prüft (ein kritischer Vorgang während des Empfangs der Mails)
    • in der Summe deutlich weniger Platz auf der Festplatte / dem USB-Stick benötigt wird. Gerade auch beim Thema USB-Stick (mobiler Assistent) ist das eine enorme Verbesserung, da nicht immer die einzelnen Anlage-Dateien hin und her kopiert werden müssen.
    • Außerdem bleiben die Namen der Anlagen (egal ob gesendet oder empfangen) tatsächlich so, wie sie waren. Bislang wurde ja alles im Anhang-Ordner gespeichert und wenn eine namentlich identische Datei schon vorhanden war, musste die neue Datei eine Ergänzung im Namen erhalten. Das ist nun nicht mehr erforderlich, weil die Dateien immer in unterschiedlichen temporären Ordnern entpackt werden, wenn sie benötigt werden.



Die Maildatenbank wird in Zukunft kleiner sein


  • Von der Originalmail, die empfangen wird, übernimmt Safer Mail jetzt immer nur noch den reinen Ascii-Text der Nachricht in die Maildatei (zuvor: wenn die Mail eine HTML-Datei war, den formatierten RTF-Text). Erst wenn die Mail mit den Formatierungen angezeigt werden soll, werden die Informationen "on the fly" aus der Originalmaildatei ausgelesen.
    Allein aus diesem Grunde wird die Maildatei selber in Zukunft deutlich weniger wachsen.

  • Ein weiterer Grund warum die Maildatei weniger wachsen wird (und man kann die aktuelle Datei mit Optimierungsmaßnahmen unter Menü Extras, Wartung, Optimierung, sogar nachträglich verkleinern): In der Maildatenbank (*.smail) wird nur noch der reine Dateiname der Anlagen gespeichert. Bislang wurden die ganzen ellenlangen Pfade zu den Anlagen pro Datei mit gespeichert.


Also bisher:        \\Vertrieb\Public\Maildaten\DateiAnhaenge\2010\Telekom5.doc

Und jetzt:        Telekom5.doc


Wenn Sie tausende von Anhängen haben, macht sich das schon bemerkbar.


  • Eine weitere Funktion, die ich in den nächsten Tagen noch einbauen werde, ist die Archivierungsfunktion. Man wird dann die Mail zwar in der Maildatenbank (*.smail) behalten, aber der hauptsächliche Inhalt (der Text) wird in diesem Fall nicht in der Maildatenbank gespeichert, sondern erst bei Bedarf (Anzeige, oder Suche, wenn explizit auch die archivierten Mails einbezogen werden sollten) aus der Originalmail geholt. Ein Beispiel, wofür ich persönlich das einsetzen werde: Die tausende von Rechnungsmails oder tausende von Auftrags- oder Lesebestätigungen habe ich noch nie durchsuchen müssen. Die kann ich dann hervorragend archivieren, das wird meine Maildatei sicher um 2-4 MB kleiner machen.




Noch mehr Sicherheit für Ihre Daten


Dadurch, dass die Anlagen nicht mehr extrahiert und als separate Anhänge gespeichert werden, verbleiben diese in den - von Safer Mail verschlüsselt - gespeicherten Originalmails. Natürlich können Sie die Anhänge extrahieren und ständig an einem anderen Ort speichern. Da ist auch der neue Öffnen/Speichern/Anzeigen-Dialog eine große Hilfe, mit dem Sie Anhänge auf einem Rutsch extrahieren und an einem anderen Ort speichern können.



Löschen von überflüssigen Anhängen


Sie könnten (aber das sollten Sie nur nach einem Backup Ihrer Daten tun) alle Anhänge in dem Ordner DateiAnhaenge\2010 löschen, da diese Anhänge eigentlich nicht mehr benötigen werden (aber nicht die Dateien in den Unterordnern "Originalmail"  bzw. "OrinalOut").  Ich konnte hier für das Jahr 2010 (also erst 4 Monate) bereits überflüssige Dateianhänge im Umfang von 322 MB löschen.


Für die Jahre zuvor müssen Sie die Anhang-Dateien noch behalten, da erst ab Anfang 2009 auch die Originalausgangsmails mit den darin enthaltenen Anlagen gespeichert wurden. Tipp: Schauen Sie in den Ordner DateiAnhaenge\2009\Originalout und suchen Sie die Datei (*.mailmsg) mit dem ältesten Datum. Bis zu diesem Datum können Sie die Anhänge im Ordner DateiAnhaenge\2009 löschen. Alle Daten zuvor sollten Sie belassen, wie sie sind, denn die eingehenden Mails wurden erst ab September 2005 mit den Originalmails gespeichert (mit Originalmail meine ich übrigens immer den Text, so wie er über das

Internet versendet wurde, also kodiert. Aus der Originalmail machen die E-Mail-Programme dann lesbare Dateien).


Evtl. biete ich in Zukunft noch einen Dialog an, der das Löschen überflüssiger Anlagen auch für früheren Jahre als 2009  sicher durchführen kann.



Weitere wesentliche Verbesserungen in der Version 5.0


  • Die RTF/HTML-Darstellung ist enorm verbessert worden, man kann nun selber E-Mails mit eingefügten Grafiken im Text erstellen.

  • Eine sehr hilfreiche Verbesserung ist auch, dass man die einzelnen Mails beim öffnen per Doppelklick in einem vergrößertem TAB-Fenster ansehen kann. So kann man schnell zwischen der Mailliste und einzelnen Mails hin und her wechseln, ohne ein Fensterchaos am Bildschirm zu haben.


  • Auch die die Korrespondenzansicht verbessert worden (mehr Platz, Zugriff auf Anhänge, etc).

  • Die HTML-Sicherheitsleiste (Anzeigen von Grafiken, Zulassen des Nachladens von Inhalten aus dem Internet) können Sie bei Bedarf je einzelner Mail ausblenden lassen.

  • Sie können bei Bedarf die Anlagen statt im Kopfzeilen-Fenster unter dem Mailtext anzeigen lassen, dann kann man das Kopfzeilenfenster auch ausblenden, ohne damit auf diese wesentliche Information (die Dateianlagen) verzichten zu müssen.


Die einzelnen Änderungen (es sind viel viel mehr) können Sie in der Liesmich.txt-Datei nachlesen (sind aber auch dort momentan noch nicht vollständig aufgezählt).


Welche "Probleme" könnten auftauchen?


  • In den Versionen 1-4 hat Safer Mail empfangene Anlage-Dateien in seltenen Fällen im Namen leicht verändert (durch Anhängen einer fortlaufenden Nummer), wenn diese Datei namentlich bereits einmal empfangen wurde. Wenn Sie nun versuchen eine solche Anlage zu öffnen, kommt der Hinweis, dass die Datei nicht gefunden werden konnte - na klar, die Anlage hieß ja auch anders. Dies könnten Sie beheben, indem Sie im Kontext-Menü der Mailliste den Befehl "Extras", "Neu interpretieren wählen". Dadurch wird Anlage mit dem richtigen Namen versehen und Sie können die Mail wieder öffnen. Das gleiche Problem könnte evtl. mit gesendeten Mails auftauchen, verfahren Sie dann entsprechend.
  • "Verwirrung" durch geändertes Sortierverhalten bei noch nicht gelesenen Mails. In Version 5.0 werden noch nicht gelesene Mails immer oben einsortiert, damit diese Ihnen nicht aus dem Blick geraten. Diese bleiben zunächst auch dort, wenn Sie sie gelesen haben. Erst wenn Sie den Ordner wechseln und zurückkehren oder die Sortierung explizit ändern, wird diese gelesene Mail dann bezogen auf das Datum richtig eingeordnet. Diese Mail ist also nicht "verschwunden", sondern dann an der richtig einsortierten Stelle zu finden.



Wie kann ich die Beta-Version testen


Eine Möglichkeit wäre, alles gut sichern, die neue Version über die alte installieren, ein paar Stunden

testen und dann bei Bedarf wieder alles rückgängig machen. Oder Sie arbeiten einfach weiter mit der Beta-Version. Die Beta-Version ist bereits einige Wochen von mir und einige Tage intensiv von einem kleinen Beta-Team getestet worden. Wenn wir nichts übersehen haben, sollte alles gut bei Ihnen laufen.


Alternativ können Sie das Programm auch auf einem anderen Rechner testen.


Was auch denkbar wäre: mit dem mobilen Assistenten Ihre bisherige Desktop-Installation auf einem neuen

USB-Stick übertragen, dort die neue Version installieren und auf dem USB-Stick testen. Das

ist dann völlig gefahrlos.



Safer Mail 5.0 erstellt von Ihrer alten Maildatei eine Sicherheitskopie, so dass Sie zur Not

wieder auf die alte Version umsteigen können.